1. Tăng cường trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ của mỗi CQNN:
- Sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ (… @thuathienhue.gov.vn) để trao đổi các loại văn bản sau đây trong nội bộ mỗi cơ quan: Giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc.
- Các CQNN đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải sử dụng hệ thống này để trao đổi các thông tin sau: Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác cơ quan; các chương trình, kế hoạch của cơ quan;
- Sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ hoặc hệ thống quản lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà nước với nhau, hoặc với các cơ quan khác.
- Mỗi cán bộ, công chức, viên chức chỉ đăng ký và sử dụng duy nhất một hộp thư điện tử công vụ tên miền thuathienhue.gov.vn để trao đổi văn bản điện tử trong công việc. Nghiêm cấm việc sử dụng các các hộp thư có tên miền khác như hotmail.com, gmail.com, yahoo.com... trong giao dịch công vụ.
2. Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước với nhau, hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác (trừ văn bản mật):
- Sử dụng phần mềm Đăng ký lịch họp và phát hành giấy mời qua mạng để gửi và nhận giấy mời.
- Sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà nước với nhau.
- Khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
- Sử dụng Cổng/Trang thông tin điện tử của đơn vị để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.
3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cần gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua môi trường mạng; thường xuyên chỉ đạo các cá nhân, đơn vị trực thuộc sử dụng văn bản điện tử phục vụ quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; quán triệt chỉ đạo việc gửi kèm hồ sơ, văn bản điện tử khi trình các cấp có thẩm quyền, tiến tới xử lý, trao đổi công việc chủ yếu qua môi trường mạng.
4. Ứng dụng chữ ký số trong hoạt động của cơ quan nhà nước:
- Các loại văn bản sau đây gửi, nhận bằng văn bản điện tử áp dụng chữ ký số và gửi qua mạng, không gửi văn bản giấy (trừ văn bản mật): Giấy mời họp, thư mời, giấy triệu tập họp; Báo cáo tháng, quý, 06 tháng và các báo cáo theo yêu cầu; các văn bản gửi các cơ quan để biết, để phối hợp...
- Các văn bản sau đây được ký số khi đưa lên Cổng/Trang thông tin điện tử của đơn vị (trừ văn bản mật): Lịch công tác; các văn bản pháp quy, văn bản chỉ đạo, điều hành... Ngoài ra, tùy theo yêu cầu, các cơ quan, đơn vị xem xét quy định thêm các loại văn bản khác để áp dụng chữ ký số, gửi qua mạng, không gửi văn bản giấy trong nội bộ của cơ quan, đơn vị mình.