Cùng tham dự có các cơ quan, đơn vị: Sở Du lịch tỉnh Thừa Thiên Huế, Sở Xây dựng tỉnh Thừa Thiên Huế, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Thừa Thiên Huế, Trung tâm Bảo tồn Di tích Cố đô Huế, UBND huyện Phú Lộc, UBND thị trấn Lăng Cô; Sở Du lịch thành phố Đà Nẵng, Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng, Sở Tài nguyên và Môi trường thành phố Đà Nẵng, Viện Quy hoạch Xây dựng thành phố Đà Nẵng, UBND Quận Liên Chiểu, UBND phường Hòa Hiệp Bắc, Trung tâm Quản lý Di sản Văn hóa thành phố Đà Nẵng.
Hải Vân Quan tọa lạc trên núi Hải Vân thuộc địa giới hành chính của thị trấn Lăng Cô, huyện Phú Lộc, tỉnh Thừa Thiên Huế và phường Hòa Hiệp Bắc, quận Liên Chiểu, thành phố Đà Nẵng. Đây là cửa ải quan trọng trấn giữ đường thiên lý có từ thời Lê, đặc biệt đến triều Nguyễn, năm 1826, vua Minh Mạng đã cho tiến hành đặt quan, phái lính, đưa vũ khí đến trấn giữ và xây dựng Hải Vân Quan trở thành một trong những tổ hợp các công trình để phòng thủ cho Kinh đô Huế. Di tích này chứa đựng những giá trị về văn hóa, lịch sử, kiến trúc, quân sự gắn liền với vương triều Nguyễn, đồng thời, đây cũng là thắng cảnh nổi tiếng tạo nên sản phẩm du lịch hấp dẫn, góp phần vào sự phát triển du lịch, dịch vụ của tỉnh Thừa Thiên Huế, thành phố Đà Nẵng và miền Trung. Với những giá trị và vai trò, tầm quan trọng của Hải Vân Quan, ngày 14 tháng 4 năm 2017, công trình này đã được Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch xếp hạng di tích lịch sử và kiến trúc nghệ thuật Quốc gia tại Quyết định số 1531/QĐ-BVHTTDL.
Nhằm bảo tồn và phát huy giá trị Hải Vân Quan trong thời gian đến, tại cuộc họp 2 địa phương đã thống nhất thực hiện các nhiệm vụ để tham mưu, đề xuất các cấp có thẩm quyền xem xét, xây dựng phương án bảo vệ, phát huy giá trị Hải Vân Quan như:
- Tổ chức Lễ Công bố Quyết định và đón nhận Bằng xếp hạng di tích cấp Quốc gia tại di tích Hải Vân Quan.
- Phân cấp quản lý di tích; chỉ đạo công tác phối hợp cắm mốc khoanh vùng bảo vệ theo hồ sơ di tích; dựng biển giới thiệu về di tích và bản đồ khoanh vùng bảo vệ; thành lập Tổ công tác liên ngành bảo vệ, phát huy giá trị Hải Vân Quan của 2 địa phương.
- Xây dựng Quy chế Phối hợp quản lý, bảo vệ và phát huy giá trị Hải Vân Quan trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
- Nghiên cứu thăm dò và khai quật khảo cổ tất cả các hạng mục công trình, xác định nền móng, kiến trúc, mẫu thức trang trí... để tạo cơ sở khoa học và đảm bảo tính chân xác trong việc tu bổ, tôn tạo các yếu tố gốc gắn liền với di tích Hải Vân Quan. Tu bổ, tôn tạo, chỉnh trang các công trình trọng điểm, cấp thiết để tạo điểm nhấn và bộ mặt cảnh quan cho di tích Hải Vân Quan.
- Báo cáo Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch về việc lập Quy hoạch tổng thể tu bổ, tôn tạo, bảo quản và phục hồi di tích Hải Vân Quan gắn với phát triển du lịch bền vững theo quy định của Nghị định số 70/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 9 năm 2012 của Chính phủ để định hướng tổ chức không gian, công trình kiến trúc xây dựng; hình thức kiến trúc; đề xuất các dự án thành phần, phân kỳ đầu tư, thứ tự ưu tiên các dự án thành phần và nguồn vốn đầu tư cho các dự án...
- Tổ chức Hội nghị các chuyên gia, nhà nghiên cứu để đề nghị các cơ quan có thẩm quyền di dời, giải tỏa loại bỏ các bộ phận hạng mục công trình không liên quan đến hiện trạng các yếu tố gốc của di tích.
- Xây dựng kế hoạch bố trí lực lượng chức năng tăng cường công tác quản lý, tuyên truyền và tổ chức vệ sinh, bảo vệ môi trường, cảnh quan xung quanh để hạn chế việc tác động làm ảnh hưởng đến các yếu tố gốc gắn liền với di tích.