Văn phòng Sở là cơ quan chuyên môn trực thuộc Sở Văn hóa và Thể thao, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở về quản lý nhà nước và tổ chức thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, thi đua khen thưởng, đối ngoại, tin học, làm nhiệm vụ tuyên truyền cổ động, triển lãm phục vụ nhiệm vụ chính trị và tổ chức các hoạt động phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của Sở Văn hóa và Thể thao; tạm thời được giao nhiệm vụ quản lý Nhà Trưng bày tác phẩm nghệ thuật Điềm Phùng Thị.
II. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Về công tác hành chính:
a) Tham mưu Giám đốc Sở về công tác cải cách hành chính; theo dõi và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của Sở theo TCVN ISO 9001: 2008; thực hiện nhiệm vụ điều hành và quản lý mọi hoạt động của bộ phận hành chính một cửa của Sở Văn hóa và Thể thao đặt tại Văn phòng Sở;
b) Tham mưu Giám đốc Sở tổ chức quản lý và thực hiện các quy định của pháp luật về công tác hành chính - văn thư, lưu trữ; quản lý thống nhất việc ban hành văn bản, bảo đảm các quy định và quy trình ban hành văn bản theo quy định;
c) Tham mưu Giám đốc Sở kiểm tra, giám sát và hướng dẫn các phòng chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở thực hiện thống nhất theo quy định của Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ và nghiệp vụ hành chính;
d) Thực hiện chế độ lưu trữ công văn và quản lý tài liệu mật theo quy định của Nhà nước. Tiếp nhận công văn đã xử lý hằng năm của Lãnh đạo Sở và các phòng chuyên môn để sắp xếp đưa vào lưu trữ; chuyển giao tài liệu lưu trữ cho Trung tâm lưu trữ của tỉnh theo quy định;
đ) Thực hiện quy chế dân chủ tại Văn phòng Sở và các đơn vị trong ngành; tham mưu lãnh đạo Sở kiểm tra, đôn đốc các phòng và đơn vị thuộc Sở thực hiện Quy chế làm việc của Sở Văn hóa và Thể thao;
e) Tham mưu và phối hợp với Phòng Tổ chức - Pháp chế, các đơn vị liên quan trong công tác xây dựng nội quy và theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện quy chế, quy định, các văn bản pháp quy của ngành; rà soát, hệ thống hóa và đề xuất phương án xử lý kết quả rà soát các văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực văn hóa, gia đình và thể thao;
g) Tham mưu Giám đốc Sở tổ chức thực hiện và báo cáo công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản, giáo dục pháp luật đến công chức, viên chức và người lao động trong toàn ngành;
h) Kiểm tra, thẩm định, đề xuất ban hành các văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực văn hóa, gia đình và thể thao do các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc tham mưu soạn thảo;
i) Thực hiện thường xuyên công tác theo dõi, kiểm tra thể thức các văn bản hành chính và văn bản pháp quy của Sở Văn hóa và Thể thao trước khi ban hành;
k) Bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Sở và mọi mặt hoạt động của Sở Văn hóa và Thể thao;
l) Tham mưu Giám đốc Sở quản lý ngân sách, tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật của Cơ quan Sở Văn hóa và Thể thao (Văn phòng Sở và các phòng chuyên môn) theo quy định của Nhà nước;
m) Tham mưu Giám đốc Sở quản lý công tác tài chính kế toán và điều phối việc sử dụng nguồn ngân sách của Cơ quan Sở Văn hóa và Thể thao theo kế hoạch đã được phân bổ;
n) Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ Cơ quan Sở Văn hóa và Thể thao, giúp Lãnh đạo Sở theo dõi, kiểm tra và phối hợp tổ chức lực lượng tự vệ cơ quan, đảm bảo an ninh trật tự, thực hiện nhiệm vụ an ninh, quốc phòng, phòng chống lụt bão và phòng chống cháy nổ trong khu vực cơ quan và trong toàn ngành.
2. Về công tác tổng hợp:
a) Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành Giám đốc và các Phó Giám đốc Sở;
b) Tham mưu Giám đốc Sở duy trì, tổ chức, chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp giao ban, trực báo, triển khai công tác văn hóa và thể thao hai tuần một lần, hàng quý, sáu tháng, chín tháng, tổng kết năm và các nhiệm vụ đột xuất của ngành;
c) Tham dự các cuộc làm việc, hội nghị của Lãnh đạo Sở với các đơn vị trực thuộc, các ngành liên quan để theo dõi, tổng hợp và xây dựng kế hoạch triển khai công tác chuyên môn của ngành;
d) Tham mưu bố trí và tổ chức các cuộc làm việc, hội nghị của ngành, của Lãnh đạo Sở với các đơn vị trực thuộc, các cơ quan, đơn vị liên quan, sắp xếp chương trình làm việc và lịch công tác của Lãnh đạo Sở hằng tuần;
đ) Trực tiếp tham mưu và phối hợp với các đơn vị thuộc Sở, các cơ quan liên quan, giúp Lãnh đạo Sở ban hành các quyết định, văn bản phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và hướng dẫn hoạt động văn hóa, gia đình và thể thao trên địa bàn toàn tỉnh; Giúp Giám đốc Sở theo dõi, đôn đốc tình hình thực hiện ý kiến chỉ đạo của Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh;
e) Tham mưu xây dựng Chương trình công tác tháng, quý, năm của Sở Văn hóa và Thể thao; theo dõi, đôn đốc các đơn vị trong ngành, Phòng Văn hóa và Thông tin các huyện, thị xã và thành phố Huế thực hiện chương trình công tác của ngành;
g) Phối hợp với các phòng chuyên môn và đơn vị thuộc Sở chuẩn bị các đề án công tác thuộc trách nhiệm được giao, trình Giám đốc Sở xem xét quyết định;
h) Tham mưu và giúp Giám đốc Sở tổ chức công bố, truyền đạt các Quyết định, Chỉ thị của cấp trên cho các đơn vị trong ngành, Phòng Văn hóa và Thông tin các huyện, thị xã và thành phố Huế; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện các Quyết định, Chỉ thị của cấp trên và của Giám đốc Sở trong toàn ngành.
3. Về công tác thi đua khen thưởng:
a) Là cơ quan thường trực của Hội đồng thi đua khen thưởng Sở Văn hóa và Thể thao, Văn phòng Sở có trách nhiệm phối hợp với Phòng Tổ chức - Pháp chế tham mưu, theo dõi, hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra, đôn đốc, tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng theo quy định của pháp luật trong toàn ngành;
b) Tham mưu Giám đốc Sở triển khai các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công tác thi đua khen thưởng, xây dựng kế hoạch, tổ chức phát động phong trào thi đua và tổng kết, biểu dương các điển hình tiên tiến trong phong trào thi đua yêu nước của toàn ngành;
c) Tham mưu Giám đốc Sở ban hành các văn bản hướng dẫn về tiêu chuẩn, điều kiện và tiêu chí khen thưởng theo các quy định của Nhà nước và trên cơ sở tình hình thực tế của ngành về công tác thi đua, khen thưởng hằng năm;
d) Tiếp nhận, thẩm định hồ sơ và tham mưu đề xuất các hình thức khen thưởng đối với các tập thể, cá nhân có thành tích trong hoạt động văn hóa, gia đình và thể thao trên phạm vi toàn tỉnh, đối với các đơn vị và công chức, viên chức trong ngành trình Hội đồng thi đua khen thưởng Sở Văn hóa và Thể thao xem xét, đề nghị Giám đốc Sở và cấp trên quyết định;
đ) Dự trù, xây dựng và quản lý Quỹ thi đua khen thưởng của Sở Văn hóa và Thể thao hằng năm phục vụ cho việc triển khai công tác thi đua khen thưởng của ngành.
4. Về công tác đối ngoại:
a) Tham mưu Giám đốc Sở tổ chức đón tiếp, làm việc và duy trì quan hệ công tác giữa lãnh đạo Sở với các cấp, các ngành, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quốc tế có liên quan;
b) Tham mưu Giám đốc Sở tổ chức và theo dõi các hoạt động giao lưu, hợp tác, đối ngoại trong nước và nước ngoài trong lĩnh vực văn hóa, gia đình và thể thao theo quy định của pháp luật và sự phân công của UBND tỉnh;
c) Phối hợp tổ chức công tác lễ tân, đón tiếp, hướng dẫn và phục vụ các đoàn cán bộ của các cơ quan Trung ương, các tỉnh bạn và các đoàn khách quốc tế đến thăm và làm việc với Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Thừa Thiên Huế.
5. Về công tác thông tin tuyên truyền và triển lãm:
a) Phối hợp với các phòng và đơn vị liên quan tham mưu Giám đốc Sở theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công tác thông tin tuyên truyền, cổ động phục vụ nhiệm vụ chính trị của toàn ngành trên phạm vi toàn tỉnh;
b) Phối hợp với các phòng, đơn vị liên quan tham mưu, hướng dẫn, kiểm tra việc trang trí, sử dụng Quốc kỳ, Quốc huy, Quốc ca, chân dung Chủ tịch Hồ Chí Minh theo quy định của pháp luật;
c) Tham mưu về kế hoạch và phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện các hoạt động trưng bày, triển lãm phục vụ nhiệm vụ chính trị của ngành và của tỉnh khi được giao nhiệm vụ;
d) Phối hợp xây dựng quy hoạch, kế hoạch và hệ thống thiết chế thông tin cổ động trực quan trên địa bàn toàn tỉnh và phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các hoạt động tuyên truyền, cổ động trực quan phục vụ nhiệm vụ chính trị của tỉnh trên một số trục đường chính của thành phố Huế và trên phạm vi toàn tỉnh.
6. Về công nghệ thông tin:
a) Tổ chức quản lý và duy trì hoạt động của hệ thống mạng internet, mạng máy tính nội bộ và mạng diện rộng phục vụ công tác điều hành và quản lý hoạt động chuyên môn của Sở Văn hóa và Thể thao;
b) Đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin, phương tiện, thiết bị nhằm phục vụ có hiệu quả các hoạt động chuyên môn của ngành Văn hóa và Thể thao;
c) Theo dõi và đôn đốc việc triển khai thực hiện Đề án ứng dụng công nghệ thông tin của tỉnh trong quản lý và điều hành hoạt động của khối cơ quan Sở và các đơn vị trong ngành, duy trì hoạt động của Trang thông tin điện tử và các phần mềm dùng chung phục vụ cho công tác điều hành và quản lý hoạt động của toàn ngành.
7. Về các công tác khác: Thực hiện theo sự phân công của Giám đốc Sở.
III. Tổ chức và biên chế
1. Văn phòng Sở có Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng và một số công chức, viên chức nghiệp vụ và người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng.
2. Các bộ phận chuyên môn:
a) Bộ phận Văn thư, lưu trữ và hành chính một cửa;
b) Bộ phận Quản trị hành chính - Tài chính Kế toán;
c) Bộ phận Tổng hợp - Đối ngoại;
d) Bộ phận Thi đua Khen thưởng;
đ) Bộ phận Tuyên truyền, cổ động và Triển lãm;
e) Bộ phận Cải cách hành chính;
g) Bộ phận Công nghệ thông tin;
h) Nhà Trưng bày tác phẩm nghệ thuật Điềm Phùng Thị.
3. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Sở do Giám đốc Sở Văn hóa và Thể thao quyết định theo quy định hiện hành của Nhà nước về công tác cán bộ.
4. Việc phân công nhiệm vụ, bố trí công tác đối với công chức, viên chức, biên chế theo Nghị định 68 thuộc Văn phòng Sở do Chánh Văn phòng Sở quyết định.
5. Biên chế của Văn phòng Sở nằm trong tổng số biên chế hành chính của Sở Văn hóa và Thể thao được phân bổ hằng năm.
Ngoài biên chế được giao, Chánh Văn phòng Sở được tham mưu, đề xuất hợp đồng thêm một số lao động để bố trí làm nhiệm vụ lái xe, bảo vệ, tạp vụ và một số công việc khác của cơ quan theo nhu cầu.